Cómo configurar filtros de mensajes en Microsoft Office Outlook 2010

Los filtros de correo electrónico permiten analizar los correos electrónicos recibidos y enviados  y realizar acciones automáticas con ellos (eliminar, reenviar, mover el mensaje a una carpeta, etc.) en función de ciertas condiciones personalizadas (dirección del remitente, contenido del asunto o del cuerpo del mensaje, etc.).

Así, los filtros nos permiten categorizar toda la información que recibimos de forma rápida y fácil, así como también detectar y eliminar el correo basura.

En el presente artículo brindaremos las instrucciones para configurar las reglas de correo en el cliente de correo Microsoft Office Outlook 2010. Cabe aclarar que las reglas con acciones personalizadas sólo se ejecutan en el equipo en el que el filtro ha sido configurado y únicamente cuando se está ejecutando Microsoft Office Outlook.

Configurar reglas de filtrado en Microsoft Outlook 2010

1. Hacer clic en la pestaña “Archivo” , seleccionar la opción “Información” y hacer clic en “Administrar reglas y alertas”.
   
2. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo “Reglas y alertas”. Seleccionar la pestaña “Reglas de correo electrónico” y hacer clic en “Nueva regla”.
   
3. En “Iniciar desde una regla en blanco”, hacer clic en “Aplicar regla a los mensajes que reciba” o en “Aplicar regla a los mensajes que envíe” según sus necesidades de filtrado. Luego, hacer clic en “Siguiente”.
   
4. Ahora verá el cuadro “¿Qué condiciones desea comprobar?”.
   • En el “Paso 1: seleccione condiciones”, elegir las condiciones que el mensaje debe cumplir para que se aplique la regla. Ej. “Con cierto texto en el asunto”.
   • En el “Paso 2: edite la descripción de la regla”, hacer clic en el valor subrayado de la condición agregada y luego indicar el valor que le asignará a dicha condición. Ej. “Con descuento en el asunto”.
   • Hacer clic en “Siguiente”.

   

5. Ahora verá el cuadro “¿Qué desea hacer con el mensaje?”.
   • En el “Paso 1: seleccione una o varias acciones”, elegir las acciones personalizadas que se quieren ejecutar ante los mensajes que cumplan con las condiciones establecidas en el paso anterior. Ej. “Mover a la carpeta especificada”.
   • En el “Paso 2: edite la descripción de la regla”, hacer clic en el valor subrayado para indicar el valor de la acción a ejecutar. Ej. Mover a la carpeta “Elementos Eliminados”.
   • Hacer clic en “Siguiente”.

   

6. Ahora verá el cuadro “¿Hay excepciones?”. Seleccionar alguna condición que vaya a ser excepción a la regla y editar su valor. Hacer clic en “Siguiente”.
   
7. Ahora verá el cuadro “Termine de configurar la regla”.
   • En el “Paso 1: especifique un nombre para esta regla”, escribir un nombre descriptivo para la regla de filtrado.
   • En el “Paso 2: configure las opciones de regla”, activar las casillas de verificación de las opciones que desee:
     • Activar la casilla “Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentran en “Bandeja de entrada” si desea ejecutar el filtro a los mensajes que ya estén en la Bandeja de entrada.
     • Tildar la casilla “Activar esta regla” para que la regla comience a operar inmediatamente.
     • Activar la casilla de verificación “Crear esta regla en todas las cuentas” si desea aplicar esta regla a todas las cuentas de correo electrónico configuradas en Outlook.
   • Hacer clic en ”Finalizar”.